فعالیت های فروش را مدیریت کنید
فروشندگان شما افرادی بی‌عیب و نقص نیستند و ممکن است برخی قرارملاقات‌ها، جلسات و تعاملات با مشتریان را فراموش کنند. نرم‌افزارهایی مثل CRM مایکروسافت می‌تواند موعدهای مهم را به تیمتان یادآوری کرده و هر کاری که انجام می‌دهند را مدیریت ‌کند. بسیاری از نرم‌افزارهای CRM و نیز نرم‌افزار CRM مایکروسافت می‌توانند به شما در جهت زمانبندی پیگیری‌ مشتریان بالقوه و بالفعل کمک کرده و اطلاعات لازم درباره محصولات را تا زمان انجام فروش به آنان ارائه دهند. فروشندگان شما با استفاده از CRM می‌توانند بخش اعظمی از وقتشان را صرف بالابردن کیفیت تعامل با مشتریان کنند.

مشتریان بالقوه را تفکیک کنید

بسیار مهم هست که تمرکز و منابع فروش شما، اعم از نیروی انسانی، زمان، هزینه و … بطور هدفمند تقسیم شود. فرض کنید ماهیانه بطور میانگین ۵۰ مشتری بالقوه دارید. اگر منابع شما بطور برابر بین این مشتریان بالقوه تقسیم شود، ممکن است به فروش دست یابید ولی مطمئناَ میزان فروش دلخواهتان نیست. ضمن اینکه در نهایت به این نتیجه میرسید که همیشه یک درصد ثابتی از مشتریان بالقوه شما به مشتری تبدیل می شوند. اما رویکرد دیگری نیز وجود دارد که حرفه ای تر است. شما می توانید بر اساس معیارهای کلیدی که برای هر شرکتی ممکن است متفاوت باشد، مشتریان بالقوه خود را امتیازدهی کنید. بعد از این کار، تمام منابع خود را روی مشتریان بالقوه ای متمرکز کنید که از حداقل امتیاز برخوردار هستند.

بطور مثال شما می توانید مشتریان بالقوه خود را بر اساس معیارهایی که متناظر با بازار هدف شما باشد نظیر میزان بودجه، زمانبندی خرید، رتبه شخص تماس گیرنده و زمینه فعالیت شرکت، امتیازدهی کنید. بعد در هنگام تماس مشتری بالقوه، سیستم CRM شما بر اساس پاسخ های مشتری بالقوه در خصوص هر یک از معیارهای امتیازدهی، امتیازی را برای مشتری بالقوه محاسبه می کند. شاید از بین ۵۰ مشتری بالقوه در ماه، نهایتا ۱۰ مشتری بالقوه حداقل امتیاز لازم را کسب کنند. بنابراین شما باید تمام منابع خود را روی این ۱۰ مشتری بالقوه متمرکز کنید. با این کار نرخ تبدیل شما (یعنی نرخ تبدیل مشتری بالقوه به مشتری) بدلیل اینکه منابع بیشتری برای آنها صرف کرده اید، قطعاَ بهتر خواهد بود. یعنی اگر قبلا از هر ۵۰ مشتری بالقوه، ۳ نفر به مشتری تبدیل می شدند، با این رویکرد از هر ۱۰ مشتری بالقوه ممکن است تا ۷ نفر یا بیشتر به مشتری تبدیل شوند.

اولویت‌بندی کنید
فروشندگان شما می‌توانند با استفاده از ابزاری که بتواند تماس‌های فروش را بر حسب اولویت و زمان دسته‌بندی کند، بهره وافری ببرند. آیا شما مشتریانی در آن سوی کشور و یا جهان دارید؟ با استفاده از چنین ابزارهایی، می‌توانید رویدادهای تقویم، یادآوری‌ها، وظایف و دیگر هشدارها را به گونه‌ای تنظیم کنید که بهترین زمان برای تماس با مشتریان را به شما اعلام کند. همچنین می‌توانید کیفیت مشتریان بالقوه را بگونه‌ای اولویت‌بندی کنید که مطمئن شوید کارمندانتان زمانشان را به بهترین شکل صرف مشتریانی می‌کنند که احتمال خرید آنها بالا بوده و یا در شرف خرید هستند تا اینکه وقتشان را بابت پاسخگویی به سوال‌های بی‌مورد تلف کنند.

پیش‌بینی کردن را بیاموزید
یک نرم‌افزار CRM مثل مایکروسافت، می‌تواند به جریان درآمدی بالقوه پروژه کمک شایانی کند. می‌توانید از جداول و نمودارها برای نشان‌دادن روندها و گرایش‌ها به صورت ماهیانه یا سالیانه بهره ببرید تا میانگین سال جاری را ایجاد کرده و اهداف فروش را به صورت ماهیانه یا فصلی نشان‌گذاری کنید. با این روش می‌توانید در خصوص چگونگی تخصیص منابع، تدوین بودجه‌های سالیانه و  دیگر حوزه‌های کسب‌وکار انتخاب‌های هوشمندانه‌ای داشته باشید. همچنین با استفاده از این ابزارها می‌توانید ناکارآمدی‌ها را در تیم فروشتان پیدا کرده و مشخص کنید که چه چیزی می‌بایست بهبود یابد.

ارزیابی عملکرد تیم فروش
شما می‌توانید تمام فروش‌هایی که اعضای تیمتان از طریق نرم‌افزار CRM انجام داده‌اند را پیگیری کنید تا جزئیات عملکردی هر یک از کارمندانتان را به دست بیاورید. آیا هر کس آنطور که باید عمل می‌کند؟ اگر پاسخ مثبت است که خیلی خوب است. اما اگر چنین نیست، چه کسی نیاز به بهبود عملکرد داشته و برای کمک به وی چه کاری باید انجام شود؟ به عنوان صاحب کسب‌وکار شما باید نسبت به هر آنچه در شرکتتان رخ می‌دهد پاسخگو باشید، اما کارمندانتان نیز باید نسبت به آنچه که انجام می‌دهند نیز پاسخگو باشند.

از کجا باید شروع کنید؟
پس از خواندن نکات فوق شاید بتوانید تصمیم بگیرید که آیا سیستم CRM ارزش سرمایه‌گذاری را دارد یا خیر. اگر شما هم‌اکنون روش‌هایی را در اختیار دارید که می‌توانید تیم فروشتان را به نتایج ایده‌آل برسانید، این خیلی خوب است – اگر چنین نیست شاید بخواهید چنین ابزارهایی را نیز مدنظر قرار دهید.

شما باید در مورد خدمات پیاده سازی و نیز محصولات نرم‌افزاری شرکت‌های مختلف تحقیق کنید تا بتوانید به این نتیجه برسید که چه ویژگی‌هایی می‌تواند برای شما مفید باشد. در نظر داشته باشید که در کنار کاربردی ‌بودن و در دسترس‌بودن، قابلیت توسعه نرم‌افزار را نیز باید مورد توجه قرار دهید. ضمن اینکه خدمات و نیز متدلوژی پیاده سازی سیستمهای CRM نیز به اندازه نرم افزار آن مهم است.